强调客户价值使每项变更请求节省 76,000美元 

一家全球医疗器械生产商的工程变更请求的提交- 批准周期的长时间延迟不仅成本较高,而且也会影响员 工士气,因为处理请求的人员努力想要使完成的请求保 持稳定的速度。

 

公司在请求流程中确定几个问题。这些问题是浪费 和失望的根本原因: 请求提交通常不完整,因此需要进行说明,其导致 了非增值的延误。 请求可分配给任何人,虽然不是每个人接受过项目 管理培训,因此,一些人会很困难地领导项目使其符合 计划安排。 工程资源过分投入。人们同时处理多项请求,完成 请求的周期不一。 未对请求进行优先级处理,所以资源被分配给低优 先级的请求,却按照高优先级请求的费用标准。

快速改善团队开始通过绘制一张当前提交 – 批准流程的价值流图解决问题。这有助于识别流程中的四个关键阶段:

  • 提交前:提交人(可以是公司的任何人)提供请求所需的所有必要信息。
  • 规定要求:一系列的步骤形成内部和外部“要求”:稳定性和临床生物相容性,督管,营销和质量。在团队领导和其他资源分配给该项目之后这些步骤才会发生。到目前为止,该流程共有九个步骤,平均需要77天时间。
  • 技术服务审核:大部分技术工作在这一步完成,这一步识别测试协议,这一步骤需要74天。
  • 批准:一旦完成技术审核,还有各个部门一系列的审核步骤,技术服务,供应链,运营,研究与开发,质量,需要15天。

确定改善目标

团队通过集体讨论,为该流程绘制未来的状态图,目标流程周期从目前的167天缩短为70天。在此基础上,团队识别出几个持续改善的机会,来帮助达成此目标。其中一些关键问题及解决方案包括:

提交表单质量低下(不完整)

必须修改提交流程,以确保从一开始就囊括所有必须的信息。公司编制了一种新的在线表哥包含预先定义的下拉菜单。它自动提示提交者通过标准的格式提供所有的信息。这改善了表格的完整性,提供了确定请求的成本/效益分析的标准方法。之前,成本/效益分析因审核人的不同而不同。

此外,团队根据钱咋的变更类型绘制了提交前工作的业务流程图。如:物料,流程,设计,包装等。这实现了提交前流程的标准化,并将其最为价值流图中的一个正式阶段。

任何人都可以提交请求,这导致系统负担过重

团队识别出“被认证的提交者”,授权他们利用新的表格知道其他提交者。还建立了一个跨职能指导委员会负责审核提交的材料,并根据各种因素确定优先级别。同时还授权委员会拒绝不能为客户创造价值的请求。

流程缺乏节奏点,因此工程师很难保持其工作的均衡流动

团队增加一个“延迟请求池”,可拉动经过指导委员会批准和评级的新请求,以便进一步工作而不是直接“推送”给请求管理。

缺乏标准工作

为流程中的试验和其他活动编制标准工作程序。

精简流程

虽然步骤始终是按照一定的顺序逐一进行的,但是并不是必须这样的。改善团队将可并行的步骤整合匹配,这样可以缩短周期,取消不必要的审核和批准步骤。

流程改善明显产生效益

1.资源调整 – 有限的人力资源在处理最重要的变更请求并将不太重要的变更请求降级处理,管理层对此表示认可
2. 流水化工作量 – 工程师的工作量更易管理,压力减少
3. 财务影响 – 更短的周期节约成本

其他使得周期缩短66%的改善包括:

形成一个新的测试矩阵

  • 之前工程师们为每次变更创造一个新的试验矩阵。拥有一个测试矩阵可减少在此项目上花费的时间。测试矩阵库成为一个可以获取知识的地方。可以做更多的工作,节省更多的时间

建立标准项目计划板

对不同的工程师之间,建立了一致性,同时加快了制定计划表的速度。

制定了协议/测试矩阵/测试计划的标准工作程序

TBM高级管理顾问Nero Haralalka回忆说:“
客户发现现在大多数工程变更请求可在70天的周期中得到妥善处理,
极少数较难的工程变更请求需要更长的时间,
这也意味着节省的费用会更快地在财务报表上体现。

管理层也乐于见到较高优先级的事项被处理 ,而不是忙于救火。删掉一些低优先级的事项,也 使得工程资源能够用在开发新产品上,而这是对任 何公司都非常重要的。” 


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